CHARTE
DE L'UTILISATION DES MOYENS INFORMATIQUES ET DE TELECOMMUNICATION DU GROUPE
STERIA
Introduction
L‘Entreprise Steria met à la disposition de
tout utilisateur des équipements informatiques (PC, logiciels, serveurs…), des
moyens de communication (téléphones, messageries, accès internet, réseau, PDA,
accès à distance…), ainsi que des informations et données qui sont nécessaires
à l’accomplissement de sa mission ou de sa prestation (ci-après les « Moyens
informatiques et de télécommunication »).
L‘Entreprise Steria favorise l’utilisation de ces
Moyens informatiques et de télécommunication dans un but d’amélioration de la
productivité et de la qualité du travail. Elle le fait dans le cadre du
meilleur usage qui soit des technologies concernées, du maintien d’un
environnement de travail professionnel et de la protection des informations,
propriété de l’employeur, de ses clients et partenaires commerciaux.
Chaque utilisateur de Moyens informatiques et de
télécommunication ainsi mis à sa disposition, sous quelque forme que ce soit,
est responsable de leur bonne utilisation conformément aux présentes
instructions qui s’inscrivent dans le respect de la loi et qui visent notamment
à l’atteinte d’une bonne efficacité opérationnelle.
Chaque utilisateur doit être conscient que sa
négligence ou sa mauvaise utilisation des Moyens informatiques et de
télécommunication fait encourir des risques à l’ensemble de l’Entreprise et
engage sa responsabilité.
Les lois suivantes, en sus des règles du code
pénal et du code civil, sont notamment applicables :
Article 1 – Objet
La présente charte a pour vocation d’exposer les
principales règles et précautions que tout utilisateur doit respecter et mettre
en œuvre lors de l’utilisation des Moyens informatiques et de télécommunication
de l’Entreprise Steria.
Article 2 – Champ d’application de la charte
La charte s’applique aux sociétés composant l’UES
Steria, à savoir les sociétés groupe Steria SCA,
Steria SA et Sternet, dénommées indifféremment,
ensemble ou individuellement, « l’Entreprise » ou « l’UES
Steria ».
La charte concerne tout Utilisateur. Est considéré
comme « Utilisateur » toute personne, quel que soit son statut
(salarié, intérimaire, stagiaire, mais également partenaire, sous-traitant,
cotraitant, visiteur...) qui est amenée à consulter et utiliser de quelque
manière que ce soit, de l’extérieur ou d’un site de l’Entreprise, les Moyens
informatiques et de télécommunication de l’Entreprise.
Le respect des règles définies par la présente
charte s'étend également à l'utilisation des systèmes informatiques extérieurs
à l’Entreprise sur lesquels les Utilisateurs peuvent être amenés à se
connecter, par exemple via Internet.
La charte vient compléter le règlement intérieur
de chaque société de l’Entreprise Steria.
Par ailleurs, les contrats entre l’Entreprise et
tout tiers, personne morale donnant accès aux données, aux programmes
informatiques ou autres moyens de l’Entreprise stipuleront que lesdits tiers
devront garantir le respect par leurs propres salariés des obligations de la
présente charte qui leur sera ainsi opposable.
La présente charte s’applique aux institutions
représentatives du personnel et aux délégués du personnel. Toutefois, des
dispositions spécifiques sont définies pour ceux-ci en vue d’une
utilisation des Moyens informatiques et de télécommunication.
Article 3 – Respect de la présente charte
Le non respect des
règles et mesures de sécurité figurant dans la présente charte engage la
responsabilité de l’Utilisateur dès lors qu’il est prouvé que les faits fautifs
lui sont imputables. Ce non respect l’expose
éventuellement à des sanctions disciplinaires définies par le règlement
intérieur (et/ou à des sanctions civiles voire pénales selon la nature de la
faute et sa gravité).
L’Entreprise peut souhaiter procéder à la
vérification du respect des règles édictées par la présente charte. A ce titre
elle peut procéder à des vérifications et contrôles réguliers dans le respect
des règles énoncées et dans les limites prévues par la loi.
Article 4 – Traçabilité et restriction d’accès
Conformément aux exigences du droit français dans ce
domaine, les restrictions et les surveillances mises en place sont définies
ci-après.
Les solutions de sécurité utilisées par
l’Entreprise génèrent des enregistrements ou traces utilisés pour le suivi,
l’administration et le support de ces solutions. Ces traces peuvent de manière
exceptionnelle être utilisées pour effectuer des recherches en cas de suspicion
d’une activité illégale pouvant porter atteinte à l’intégrité ou la sécurité du
SI de l’Entreprise.
Une exploitation statistique des enregistrements
peut être réalisée sous forme anonyme pour des motifs opérationnels. Elle
consiste à établir des statistiques relatives aux connexions et contacts
réalisés. Néanmoins l’Entreprise peut procéder à des audits de
« traçabilité » à caractère nominatif sur les enregistrements
informatiques de l’Entreprise, suite à un dysfonctionnement, une alerte de
sécurité ou une présomption d’une utilisation non conforme des moyens
informatiques.
Les enregistrements pourront être conservés, en
lieu sûr, sous format électronique pendant une durée maximale d’un an, sauf si
des dispositions légales ou réglementaires venaient à imposer aux entreprises
des délais de conservation plus importants ou moindres.
Protection de la
messagerie
Le système automatique de protection de la
messagerie s’effectue par un AntiVirus et AntiSpam, le contrôle des pièces jointes (le nombre, la
taille et le type), un système de trace (l’adresse électronique de l’expéditeur
et du destinataire, la date et l’heure, la taille du message ainsi que les
caractéristiques des pièces jointes). Dans ce cadre, les messages ou pièces
jointes non conformes (ex. : Spam…) ou dangereux (ex. : Virus)
peuvent être bloqués ou détruits.
Ce dispositif s’applique à l’ensemble des messages
y compris ceux portant la mention « personnel et confidentiel ».
Protection de l’accès
Internet
La protection de l’accès Internet repose sur une
solution AntiVirus, une autorisation personnelle
d’accès, une restriction d’accès (basée sur le profil de l’Utilisateur) aux
sites consultables et un système de trace, enregistrant pour chaque connexion,
l’identifiant de l’Utilisateur, le site consulté, la date et l’heure de la
consultation.
L’Entreprise se réserve le droit de bloquer à tout
moment et sans avertissement préalable l’accès aux sites dont elle juge le
contenu illégal, offensant ou inapproprié au regard de son activité.
Protection des traces
d’activité
Seule la Direction des Systèmes d’Information de
l’Entreprise, à la demande de la Direction, sera en mesure de consulter et agir
sur les outils mettant en œuvre les mesures de protection énoncées ci-dessus
dans le respect du droit en vigueur. Il en est de même pour les données
(fichiers d’activité et de trace) générées par ces outils.
Loi Informatique et Libertés
Conformément à la loi Informatique et Libertés,
l’Utilisateur peut obtenir communication et, le cas échéant, rectification ou
suppression des données personnelles le concernant, dans les limites de la loi,
en s’adressant à la Direction des Systèmes d’Information.
Article 5 – Règles générales
5.1 Règle générale d’utilisation
Tout Utilisateur doit réserver l’usage des Moyens
informatiques et de télécommunication de l’Entreprise Steria au cadre de son
activité professionnelle.
L‘Entreprise tolère l’usage exceptionnel, à des
fins privées, des Moyens informatiques et de télécommunication, à condition que
cet usage n’entrave en rien la bonne conduite des affaires de l’Entreprise
ainsi que l’accomplissement du travail de l’Utilisateur et sa productivité.
Cette utilisation ne doit pas constituer une infraction aux présentes
instructions, aux dispositions légales, au contrat de travail ou au règlement
intérieur.
Cette tolérance peut être limitée ou supprimée à
tout moment par Steria et ne constitue en aucun cas un droit pour
l’Utilisateur.
5.2 Activités prohibées
Tout Utilisateur s’interdit de :
§ consulter, charger, stocker, publier,
diffuser via les Moyens informatiques et de télécommunication, des documents,
informations, images, fichiers…, contraires à la loi ou à l’ordre public et
plus particulièrement :
§ à caractère
violent, pornographique ou contraire aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter
atteinte au respect de la personne humaine et de sa dignité, ainsi qu’à la
protection des mineurs
§ de caractère
diffamatoire et de manière générale illicite
§ charger, stocker, publier, diffuser, via
les Moyens informatiques et de télécommunication, des documents, informations,
images, fichiers… :
§ portant atteinte
aux ressources de l’Entreprise et plus particulièrement à l’intégrité et à la
conservation des données de l’Entreprise
§ portant atteinte
à la confidentialité des informations et données du groupe Steria et/ou de ses
collaborateurs
§ portant atteinte
à l’image interne et externe du groupe Steria et/ou de ses collaborateurs et/ou
de ses clients
§ consulter, charger, stocker, publier,
diffuser, via les Moyens informatiques et de télécommunication, des
informations, images, fichiers, …, relatifs à la vie privée d’une personne ou à
son image, sans avoir reçu son autorisation formelle d’utiliser l’information
ou l’image en question.
§ charger, stocker, utiliser des
informations, programmes, logiciels, progiciels, fichiers, dessins et modèles,
marques, bases de données, … qui sont protégés par les lois sur la propriété
intellectuelle, autres que ceux qui sont mis à sa disposition et expressément
autorisés par le groupe Steria.
L’Utilisateur s’interdit de solliciter l’envoi par
des tiers, en pièces jointes, de tels programmes, informations, logiciels,
progiciels, fichiers, marques, bases de données…ainsi que de les transmettre à
des tiers sans l’autorisation expresse du groupe Steria. A titre d’exception,
l’Utilisateur peut charger, stocker, utiliser des logiciels, programmes ou
progiciels qui n’ont pas été mis à sa disposition et expressément autorisés par
le groupe Steria, dès lors qu’il s’est assuré qu’un tel acte ne constituait pas
une violation des droits de propriété intellectuelle de l’auteur dudit
logiciel, programme ou progiciel, comme cela est le cas pour certains logiciels
dits « libres », c'est-à-dire sous réserve du respects des droits sur
lesdits logiciels libres. En cas de doute, il est recommandé à l’Utilisateur de
se rapprocher de la Direction juridique de Steria.
Si l’Utilisateur est amené à recevoir de tels
éléments, il est tenu de les détruire aussitôt après identification. De plus
tout Utilisateur s’interdit de :
§ se comporter d’une façon pouvant inciter
des tiers à lui adresser tout document interdit sous forme d’informations,
d’images, de fichiers, …
§ charger ou transmettre sciemment, des
fichiers contenant des virus ou des agents pouvant porter préjudice au
destinataire ou à Steria
§ falsifier la source d’éléments contenus
dans un fichier
§ utiliser les Moyens informatiques et de
télécommunication d’une manière susceptible de gêner l’accès des autres
Utilisateurs.
Le groupe Steria met à la disposition de certains
Utilisateurs, une messagerie et/ou un accès Internet qui bénéficie des
sécurités destinées à protéger l’Entreprise contre les Virus, les actions
malveillantes ou dangereuses pouvant porter préjudice à ses Utilisateurs ou à
elle-même. L’Entreprise répondant à ses obligations de moyens et d’information
par la présente charte, elle ne pourra être tenue responsable à l’égard des
salariés des nuisances ou compromissions éventuelles occasionnées par la
mauvaise utilisation des Moyens informatiques et de télécommunication tels que
la messagerie ou l’Internet.
Le groupe Steria serait tenu responsable de
l’utilisation illicite qui pourrait être faite des Moyens informatiques et de
télécommunication si les dispositifs de sécurités s’avéraient insuffisants.
Dans ce cadre, l’Entreprise est juridiquement contrainte d’informer les
autorités des activités illégales éventuellement perpétrées en son sein.
Article 6 – Protection de la vie privée de
l’Utilisateur / Respect des droits des membres des Instances Représentatives du
Personnel (I.R.P)
L‘Entreprise Steria est attaché au principe du
respect de la vie privée des Utilisateurs sur le lieu de travail. A cet effet,
l’Utilisateur qui est amené à faire usage de la faculté d’utiliser les Moyens
informatiques et de télécommunication à des fins privées, à titre exceptionnel,
est tenu d’indiquer clairement :
- dans le cadre d’une communication écrite, que
celle-ci a un caractère « personnel »,
- dans le cadre de fichier, qu’il s’agit d’un
fichier ou d’un dossier intitulé « personnel ».
A défaut, toute information circulant
et stockée sur les systèmes informatiques et de télécommunication de
l’Entreprise est considérée comme ayant un caractère professionnel, quel qu’en
soit le destinataire et est toujours censée être mise à disposition de
l’employeur, qui peut y accéder hors la présence du salarié.
Toutefois, pour des raisons liées à la sécurité de
l’Entreprise, et de manière exceptionnelle, l’administrateur du système
d’information peut avoir accès à ces informations « personnel » uniquement en
présence du salarié ou si celui-ci a été dûment appelé, ou en cas de risque ou
évènement particulier.
De la même manière, l’administrateur du système
d’information s’interdit d’accéder aux fichiers/informations données, d’un
membre des IRP sans l’accord explicite de ce dernier.
Les informations ainsi portées à la connaissance
de l’administrateur devront rester confidentielles.
Article 7 – Mesures de sécurité
L’Utilisateur doit respecter les consignes écrites
communiquées par le service informatique de Steria afin de préserver la
sécurité et le bon fonctionnement des Moyens informatiques et de
télécommunication de l’Entreprise. L’Utilisateur s’interdit de se livrer à des
actes ayant pour objet ou pour effet de contourner les dispositifs ou mesures
de sécurité mis en place par l’Entreprise.
Afin de préserver Steria de toute atteinte à son
système informatique et à ses activités, l’Utilisateur doit au minimum
respecter les prescriptions suivantes :
1. changer de mot de passe régulièrement
2. ne jamais prêter son identifiant/mot de passe
personnel et protéger sa confidentialité (pas de trace lisible auprès du poste
de travail)
3. protéger spécifiquement ses fichiers
confidentiels Steria
4. ne jamais quitter son poste de travail en
laissant accessible une session en cours pendant une absence prolongée
5. ne pas laisser à disposition des supports
informatiques (CD Rom, DVD, clés USB, disques durs externes …) contenant des
données confidentielles
6. ne pas oublier de récupérer, sur les fax, imprimantes
ou photocopieurs les documents sensibles envoyés, imprimés ou photocopiés
7. ne pas laisser son PC portable ou son téléphone
portable accessible et sans surveillance.
8. laisser à la disposition de l’Entreprise les
données non personnelles nécessaires à la poursuite de l’activité de
l’Entreprise.
Article 8 – Respect des standards
L‘Entreprise Steria met à la disposition de
l’Utilisateur des Moyens informatiques et de télécommunication conformes aux
standards définis par l’Entreprise. L’Utilisateur s’engage à se conformer à ces
standards et s’interdit par conséquent de les modifier, notamment par l’ajout
de logiciels hors standards ainsi que de désactiver tout dispositif intégré aux
standards, sauf dérogation expresse accordée par la Direction des Systèmes
d’Information.
Article 9 – Virus informatiques
Le poste de travail (station, micro, portable, …)
de chaque Utilisateur doit être équipé d’un logiciel antivirus conforme aux
règles édictées par la Direction des Systèmes Informatiques du groupe Steria.
En cas d’anomalie, l’Utilisateur doit stopper
toute transaction et prévenir immédiatement le responsable sécurité
informatique de sa hiérarchie.
Article 10 – Propriété
Toute information, donnée, marque, logiciel, base
de données, dessin et modèle élaboré par Steria ou ses salariés ou dont Steria
est propriétaire fait partie du patrimoine du groupe Steria.
A ce titre tout Utilisateur s’engage à respecter
les droits de propriété de Steria relatifs à ces éléments.
Pour ce faire, l’Utilisateur s’engage notamment à
conserver toute mention attachée à la propriété de tels éléments et notamment
le copyright, la marque, … .
L’Utilisateur s’interdit de modifier, supprimer,
utiliser, reproduire de tels éléments sans l’autorisation préalable écrite de
Steria.
De même les Moyens informatiques et de
télécommunication mis à la disposition d’un Utilisateur sont et demeurent la
propriété de l’Entreprise Steria.
Pour certains types de logiciels dits
« libres » et selon les termes de la licence applicable, les
développements par Steria ou ses salariés sur ou autour desdits logiciels ne
sont pas nécessairement la propriété de Steria. C’est pourquoi l’utilisation de
logiciels libres par l’Utilisateur, en particulier dans le cadre de prestations
réalisées pour des clients, doit avoir été validée au préalable par la
Direction juridique de Steria
Article 11 – Messagerie électronique
En sus des règles précédentes et notamment des
dispositions de l’article 4, l’Utilisateur doit également :
- rédiger des messages courts et clairs afin
d’éviter toute surcharge nuisant à l’efficacité de la communication
- utiliser avec discernement les listes de
diffusion personnelles ou collectives
- éviter l’envoi de copies à un nombre injustifié
de destinataires
- s’interdire l’envoi de messages en masse (hors
diffusion sur des listes de l’Entreprise pour raisons de service) ou en chaîne
(messages reçus individuellement dans le cadre d’une diffusion collective, avec
invitation à le renvoyer également collectivement)
- ne pas répondre aux messages en masse ou en
chaîne des messageries
- ne pas propager des messages d’origine inconnue
- détruire systématiquement les messages reçus
contrevenant aux dispositions de l’article 5.2.
Article 12 – Internet
L’internet est un outil qui est mis à la
disposition de l’Utilisateur à titre professionnel, pour un usage approprié,
ainsi seuls ont vocation à être consultés les sites internet présentant un lien
direct et nécessaire avec l’activité professionnelle, sous réserve que la durée
de connexion n’excède pas un délai raisonnable et présente une utilité au
regard des fonctions exercées ou des missions à mener. Une consultation
ponctuelle et dans des limites raisonnables du web, pour un motif personnel,
des sites internet dont le contenu n’est pas contraire à l’ordre public et aux
bonnes mœurs et ne mettant pas en cause l’intérêt et la réputation de Steria
est tolérée.
Pour des raisons de sécurité l’identifiant de
l’Utilisateur (qui apparaît sous le nom de Steria sur les sites informatiques
extérieurs) ainsi que les sites visités sont enregistrés par l’Entreprise, dans
les limites prévues par la loi.
En outre chaque site Internet pouvant être régi
par des règles juridiques autres que le droit français, toutes précautions
doivent être prises à cet égard par l’Utilisateur. L’Utilisateur s’engage à cet
égard à respecter la législation applicable en utilisant Internet.
Par ailleurs toutes les activités de l’Utilisateur
ainsi que les données qui le concernent peuvent être enregistrées par des
tiers, analysées pour en déduire ses centres d’intérêt, les préoccupations de
l’Entreprise et utilisées à des fins diverses. Toutes précautions doivent
également être prises par l’Utilisateur à cet égard.
Article 13 – Pérennité des données et fichiers
L’Utilisateur est responsable de la pérennité des
fichiers et données mis à sa disposition dans le cadre de sa mission ou de sa
prestation, ainsi que des accès de lecture et de modification qu’il peut donner
à d’autres personnes ou Utilisateurs.
Article 14 – Vigilance
Il est demandé à chaque Utilisateur de signaler
toute tentative de violation de son poste de travail ou de ses fichiers ou
données, dès qu’il en a connaissance auprès de l’administrateur des systèmes
informatiques.
L’Utilisateur s’engage également à informer
immédiatement le service informatique de Steria en cas de perte ou de
divulgation de ses codes d’accès ou mots de passe.
Article 15 – Restitution des Moyens informatiques
et de télécommunication
Tout Utilisateur s’engage à la fin de son contrat
de travail, quelle qu’en soit la cause, à la fin de sa mission ou de sa
prestation, ou sur simple demande de Steria à tout moment et pour quelque
raison que ce soit, à restituer à l’Entreprise Steria la totalité des Moyens
informatiques et de télécommunication mis à sa disposition.
De même l’Utilisateur s’engage à remettre à Steria
tout fichier ou document en sa possession et propriété de Steria. Il s’interdit
à ce titre d’effacer de tels fichiers ou informations.
Article 16 – Publicité
La présente charte a été soumise pour avis aux
instances représentatives du personnel. Elle sera transmise à l’inspection du
travail et déposée au secrétariat greffe du conseil de Prud’hommes de chaque
société de l’Entreprise Steria.
Les modifications et adjonctions apportées à la
présente charte, notamment à la suite du contrôle opéré par l'administration du
travail, feront l'objet des mêmes procédures de consultation, de publicité et
de dépôt. Toute clause qui deviendrait contraire aux dispositions légales,
réglementaires ou conventionnelles applicables à l’Entreprise du fait de
l’évolution de ces dernières, serait nulle de plein droit.
Article 17 – Entrée en vigueur
La présente charte s’applique, les formalités
requises achevées, à la date du 20 janvier 2014.
Elle complète le règlement intérieur de
l’Entreprise à compter de la même date.
Concernant les contrats entre des partenaires
et/ou clients et Steria, la présente charte sera opposable à ces derniers dès
lors que le règlement intérieur ou la présente charte leur est opposable,
notamment via le(s) dit(s) contrat(s).
La présente charte sera annexée au règlement
intérieur qui devra être affiché dans l’ensemble des établissements principaux
et secondaires des sociétés de l’Entreprise Steria sur les panneaux prévus à
cet effet. Elle sera également intégrée dans le livret d’accueil et sur
l’intranet. Un exemplaire sera remis à tout membre du personnel qui en fera la
demande auprès de sa hiérarchie.
Fait à Meudon
Le 18 décembre 2013
A titre informatif et à ce jour, les
textes applicables sont notamment ceux prévus en annexe de la présente charte.